كيف تصبح محترفاً في Gmail ؟؟ إليك بعض النصائح

حتى بعد ظهور تطبيقات عديدة للتواصل مثل zoom و slack لايزال البريد الإلكتروني جزءاً كبيراً من معظم أعمالنا وحياتنا الشخصية ، ولابد من أن يكون أحد حسابات بريدك الإلكتروني على الأقل في Gmail ، والذي يضم أكثر من 1.5 مليار مستخدم.

Gmail:

جي ميل (بالإنجليزية: Gmail)‏ رسميا جوجل ميل (بالإنجليزية: Google Mail)‏ في ألمانيا وأستراليا والمملكة المتحدة هو خدمة مجانية للبريد الإلكتروني على الإنترنت وبروتوكول مكتب البريد وبروتوكول الوصول لرسائل الإنترنت تقدمها شركة جوجل.

على الرغم من أنك غالباً تعرف أساسيات Gmail ، إلا أن هناك الكثير من الميزات والأسرار التي ربما فاتتك والتي يمكن أن تساعدك على تبسيط حياتك التكنولوجية ( هناك أيضاً تطبيقات تابعة لجهات خارجية مثل kiwi for Gmail والتي تجمع حسابات متعددة في تطبيق واحد )

الميزات:

يتميز Gmail بعدة ميزات غير موجودة بالخدمات المنافسة، ومنها:

• سعة التخزين:

حيث أن جوجل تتيح ما يزيد عن 15 جيجابايت، وهذه السعة التخزينية الكبيرة غير متاحة في العديد من خدمات البريد الإلكتروني التي تقدمها شركات أخرى، مع العلم أن هذه السعة تزيد باستمرار يوميا.

هذه السعة التخزينية العالية هي من الأسباب الرئيسية التي تجعل المستخدمون يسعون لاستعمال Gmail، لأن هذه السعة الكبيرة تجعل المستخدمين يحتفظون بكل رسائلهم، ولا تضطرهم إلى حذف أي منها.

• مختبرات Gmail:

في 5 يونيو 2008 قدمت ميزة جديدة لمستخدمي Gmail بواجهة المستخدم الإنجليزية، حيث يمكنهم تفعيل خصائص جديدة تجريبية.

هذه المزايا يمكن تفعيلها أو تعطيلها، وتشغل كل واحدة على حدة أو مع آخرين، حسب رغبة المستخدم. يجمع فريق مطوري جيميل إحصاءات الاستخدام والتغذية الراجعة عن هذه المزايا الاختبارية، والتي في حال إن وجدت قبولاً بين المستخدمين، سيتم دمجها في الشيفرة المصدرية الرئيسية Gmail.

• حفظ الرسائل تلقائياً:

يحفظ جيميل الرسائل التي يقوم المستخدم بكتابتها تلقائيًا، وبهذا فسيكون بإمكان المستخدم أن يسترجع محتويات الرسالة (والملحقات أيضًا) بالكامل عند حدوث أية أخطاء.

• دعم اللغات:

يتيح جيميل العديد من اللغات (حوالي 40 لغة) التي يمكن بها عرض واجهة المستخدم الخاصة بالبرنامج المبني على ويب، ومن هذه اللغات العربية، واللغة الإندونيسية، الإسبانية والروسية، والهندية، والإنجليزية، والألمانية، والفرنسية، واليابانية، والكورية، والتركية، والعبرية وغيرها.

مما يساعد على توفير رقعة أكبر من المستخدمين من حول العالم، والذين يتحدثون لغات مختلفة، ويفضلون استخدام برامج تستعمل لغتهم في واجهة المستخدم.

• وجود إعلانات متعلقة بموضوع الرسائل:

يعرض جوجل الإعلانات، ولكنها إعلانات موجهة ومتعلقة بموضوع أو مضمون الرسالة.

كما أن هذه الإعلانات التي يقدمها جوجل ليست إلا إعلانات نصية متعلقة بموضوع الرسالة، تعرض إلى جانب الرسالة وهي إعلانات مشابهة للإعلانات النصية التي يعرضها برنامج Google AdSense على الملايين من صفحات ويب.

تقول جوجل بأنها تقوم بفلترة الرسائل وعرض إعلانات مطابقة لمحتوى الرسالة مما يجعل خصوصية المستخدمين عرضة للانتهاك من قبل الشركة .

الآن وعلى الرغم من أنك غالباً تعرف أساسيات Gmail ، إلا أن هناك الكثير من الميزات والأسرار التي ربما فاتتك والتي يمكن أن تساعدك على تبسيط حياتك التكنولوجية ( هناك أيضاً تطبيقات تابعة لجهات خارجية مثل kiwi for Gmail والتي تجمع حسابات متعددة في تطبيق واحد ).

إليك 10 أدوات لمساعدتك على العمل بذكاء أكثر :

1- قم بمزامنة بريدك مع التقويم:

إذا لم أحدد موعداً في تقويم Gmail الخاص بك ، فلن تتذكره حتى إذا كنت تلصق عادة يومية أو حدث أو تذكير قادم في حساب Google الخاص بك على هاتفك ، فإن هذه الأحداث تتم مزامنتها مع تقويم Gmail  عبر الأجهزة تلقائياً.

يمكنك العثور على تقويم Gmail الخاص بك على سطح المكتب بالنقر فوق رمز Google Apps واختيار التقويم. أو يمكنك تنزيل تطبيق تقويم Google لجهاز iOS أو Android الخاص بك – قد يتوفر به هاتف Android افتراضياً.

2- الوصول إلى حسابات متعددة في حساب واحد :

إذا كان لديك أكثر من حساب Gmail نشط ، فيمكنك التبديل بينها دون عناء. ما عليك سوى النقر فوق رمز الملف الشخصي في الجزء العلوي الأيمن (الهاتف المحمول أو سطح المكتب) واختيار إضافة حساب آخر.

من هناك سوف تقوم بتسجيل الدخول فقط ، وستتمكن من الوصول إليه عندما تنقر على أيقونة ملفك الشخصي في المستقبل.

إذا لم تقم بالوصول إلى أحد الحسابات بشكل متكرر بما يكفي ، فسيتم تسجيل خروجك بشكل تلقائي.

3- قم بإعداد التصفيات :

مع وجود العديد من مواقع الويب التي تطلب عنوان بريدك الإلكتروني هذه الأيام ، قد يبدأ صندوق الوارد الخاص بك في الظهور بشكل عشوائي غير منظم.

قد ترغب في تنظيم رسائل البريد الإلكتروني بشكل أفضل وتحديد أولويات تلك الواردة من أشخاص معينين.

هذا هو المكان الذي تصبح فيه التصفيات في متناول اليد. لإعداد عامل تصفية إليك مايلي:

1. افتح Gmail.
2. وانقر على الإعدادات.
3. واختر See All Settings.
4. انقر فوق عوامل التصفية والعناوين المحظورة.
5. انقر على إنشاء عامل تصفية جديد.

يمكنك تخصيص عامل التصفية الخاص بك لتنظيم رسائل البريد الإلكتروني حسب المرسل والمستلم والموضوع والكلمات الرئيسية والمزيد.

عندما تحصل على المواصفات الخاصة بك ، انقر فوق إنشاء عامل تصفية.

4- قم بإعداد توقيع خاص بك:

يمكن أن يوفر لك إعداد توقيع في Gmail خطوة عند إنشاء رسالة ويجعل بريدك الإلكتروني يبدو أكثر احترافية.

لإعداد توقيع لجميع الرسائل الصادرة إليك مايلي:

1. افتح Gmail.
2. انقر على الإعدادات.
3. اظهار جميع الإعدادات.
4. قم بالتمرير لأسفل حتى ترى التوقيع وانقر فوق إنشاء جديد.

ستكون أي توقيعات قمت بإنشائها مرئية في الإعدادات حيث يمكنك تعديلها أو حذفها في أي وقت.

5- تراجع عن رسالة مرسلة:

إذا كنت في مرة ما وعن طريق الخطأ ضغطت على زر ارسال مرتين أو أكثر ، لحسن الحظ يحتوي Gmail على ميزة سماح تسمى تراجع عن الإرسال.

مباشرة بعد الضغط على إرسال ، ستظهر رسالة في أسفل الشاشة تفيد بأن الرسالة قد تم إرسالها ، ولكن هناك أيضاً خيار التراجع أو عرض الرسالة. عند النقر فوق “تراجع” ، سيتوقف Gmail عن إرسال الرسالة. يمكنك أيضاً تعديل المدة التي يجب عليك فيها إلغاء الرسالة.

لإعداد “التراجع عن الإرسال” إليك مايلي:

1. انتقل إلى “الإعدادات”.
2. انقر على “اظهار جميع الإعدادات”.
3. انتقل لأسفل إلى “تراجع عن الإرسال”.

من هناك يمكنك ضبط نافذة إلغاء الإرسال لمدة خمس أو 10 أو 20 أو 30 ثانية.

6- جدولة الإرسال:

جدولة رسالة عملية بسيطة ومهمة جداً إذا كان لديك زملاء عمل أو أصدقاء في مناطق زمنية مختلفة ولا تريد المخاطرة بإزعاجهم بإشعار بريد إلكتروني في ساعات لاتناسبهم.

لجدولة رسالة ما إليك التالي:

1. كتابة ما تريد قوله.
2. بدلاً من النقر فوق إرسال ، انقر فوق السهم الصغير لأسفل.
3. سيقترح Gmail بعض الأوقات الممكنة ، ولكن يمكنك أيضًا إدخال وقت إرسال معين يدويًا.

7- الكتابة الذكية:

تعمل ميزة الكتابة الذكية في Gmail مثل النص التنبؤي وتهدف إلى تبسيط عملية الكتابة لديك.

على سبيل المثال ، أثناء كتابة “سأتصل بك” ، ستقترح ميزة “الكتابة الذكية من Google” “غداً”.

ما عليك سوى الضغط على علامة التبويب لقبول الاقتراح ، وإلا استمر في الكتابة. إذا لم تكن من محبي ميزة “الكتابة الذكية” ، فيمكنك إيقاف تشغيلها في “الإعدادات”.

8- التدقيق الإملائي:

يمكن لأداة التدقيق الإملائي في Gmail أن تزيل بعض الضغط عن إرسال رسائل البريد الإلكتروني المهمة.

يمكن أن يساعدك المدقق الإملائي في الكلمات التي لست متأكداً منها بالفعل بالإضافة إلى حالات الأغلاط البسيطة الناتجة عن الكتابة بسرعة كبيرة.

وسيحتفظ Gmail بالكلمة تحتها خط إذا تم تغييرها بحيث يمكنك اختيار التراجع إذا لم يكن التغيير الذي تريده.

علاوة على ذلك ، يحتوي Gmail على ميزات القواعد النحوية والتصحيح التلقائي أيضًا. يمكن تشغيل كل شيء أو إيقاف تشغيله في الإعدادات> التدقيق الإملائي.

9- كتم المحادثات:

من غير الممكن أنك لم تنضم مسبقاً إلى مجموعة بريد إلكتروني لا يبدو أنها هادئة.

إذا كان هذا هو الحال بالنسبة لك ، فما عليك سوى فتح البريد الإلكتروني المزعج ، والنقر فوق رمز الإعدادات ثلاثية النقاط أعلى سطر موضوع البريد الإلكتروني مباشرةً ، ثم اختر كتم الصوت في القائمة المنسدلة.

تماماً كما هو الحال مع Undo Send ، ستكون لديك فرصة لإعادة الصوت إذا نقرت عن طريق الخطأ.

10- تسميات:

إنها تشبه نوعاً ما عوامل التصفية (ويمكنك إعداد عامل تصفية لإرسال بريد إلكتروني إلى تصنيفات معينة).

توجد التصنيفات في الشريط الجانبي حيث ستجد مجلدات البريد الوارد والمرسلة والبريد غير الهام والمجلدات الأخرى قم بالتمرير لأسفل عند النقر فوق إنشاء تسمية جديدة.

من هناك ، يمكنك تسمية التسمية الخاصة بك وكذلك تسميات المجموعة.

على سبيل المثال ، إذا كنت منظماً للمدرسة ، فقد يكون الملصق الرئيسي هو فصل الأحياء ويمكنك تجميعهم في ملصقات حول مشروعات الفصل والواجبات المرسلة.